000 euros de facturación anual y solo un 7-8 % durmiendo en el banco. Lorena, dueña de un local de barrio, lo dice sin drama y sin excusas. Lo que parece éxito, pesa como una losa cuando llega el recibo de la luz, el alquiler y las nóminas.
La mañana arranca con el olor a molido fino y vapor de leche. Lorena abre persiana a las 6:45, enciende la plancha, cuenta monedas, marca los primeros tiques. Un repartidor deja cajas apiladas que cuestan más que ayer, el del pan hace un gesto de “te las apunto”, el teléfono vibra con la cuota de autónomos y la reserva de una mesa de diez que quizá no llega. Los cafés salen a ritmo de metrónomo, la sonrisa apenas tiembla, y ella sostiene el timón con un ojo en la sala y otro en el saldo. “En un año hemos hecho 138.000 € y me queda en el banco un 7-8 %”, suelta mirando el grifo del agua. Algo no cuadra.
El espejismo de la facturación
El número grande seduce. La gente escucha 138.000 € y piensa en vacaciones, en margen, en triunfo. Lorena escucha la misma cifra y ve horas, proveedores, IVA, seguros, sueldos, licencias, tasas, limpieza, copas rotas, servilletas que vuelan. **Los números pueden engañar.** Una cafetería se gana cada euro varias veces: cuando lo vende, cuando lo cobra, cuando lo declara y cuando lo vuelve a pagar en gastos que no estaban en el guion. El espejismo es real porque la barra está llena y la cuenta bancaria no.
Pongamos una taza. Café a 1,60 € en barra. Grano, leche, azúcar, vaso o taza, detergente, gas, electricidad, agua, desgaste de la máquina, diez minutos de una persona que cobra un sueldo digno. No son céntimos sueltos, es una mochila. Un sábado “bueno” vuelan 220 cafés entre 8:00 y 12:30. Entran 352 €. Salen costes directos y el resto agujerean los indirectos: alquiler que corre aunque no haya nadie, luz que sube sin pedir permiso, comisiones del TPV, el pedido de bollería que caduca si la lluvia vacía la calle. Termina el turno y la cifra es bonita en el Z, el banco no tanto.
La ecuación del 7-8 % suena fría y es pura supervivencia. Lo que queda en el banco no es beneficio teórico, es oxígeno. Llega el IVA de cada trimestre y se lleva su parte, aunque muchos clientes hayan pagado en efectivo y tú apuntes el impuesto con pulso firme. Llega la cuota de autónomos y no pregunta si tu lunes fue flojo. Llega la nómina, el seguro, la tasa de terraza y el frigorífico que se estropea justo a mitad de agosto. La rentabilidad no siempre hace ruido. Y el margen real no vive en el Excel, vive en el momento de pagar.
Cómo convertir euros en oxígeno
Una rutina que a Lorena le cambió la respiración: separar el dinero en tres “botes” bancarios cada lunes a las 9. Cuenta Operativa para el día a día (55 %), cuenta Impuestos (20 %), cuenta Colchón (10-15 %), y lo que reste para Proveedores con fecha fija. La disciplina transforma ansiedad en control. **La caja manda.** Si la Operativa se queda corta, no es tiempo de rebajar el Colchón, es señal de ajustar carta, raciones y horarios. Un semáforo sencillo: verde, respiro; ámbar, reviso; rojo, paro y recorto.
Errores que muerden la caja: precios anclados por miedo, promos que enamoran a Instagram y pierden dinero, compras “por si acaso” que acaban en la basura, horarios más largos que la demanda real. Todos hemos vivido ese momento en el que dices “ya que estoy, abro una hora más” y al final pagas por vender. Seamos honestos: nadie hace eso todos los días. Ajustar no es rendirse, es madurar. Subir 10 céntimos un café cuando sube el coste no rompe un negocio; no subirlos sí. **Subir precios no es traicionar a tus clientes.** Traición es no llegar a fin de mes.
Una frase se le quedó a Lorena, entre café y café: “No cobres con culpa lo que trabajas con amor”. Lo pegó en la trasera de la cafetera como un recordatorio silencioso.
“Hemos facturado 138.000 €, pero hasta que no separé el dinero y medí por producto, la sensación de ahogo seguía. Ahora sé cuándo ganar es de verdad ganar.” — Lorena
- Mini check-list semanal: ajustar stock al clima, revisar márgenes por artículo, renegociar dos precios al mes, rotar productos lentos con combos, bloquear en calendario la transferencia a Impuestos.
- Regla simple de carta: menos es más; 20 referencias que rotan rinden más que 45 eternas.
- Medición sin perfección: ventas por franja horaria y ticket medio del día anterior, en una hoja fácil.
- Gasto mudo: detectar 1 recibo inútil al trimestre y cortarlo sin pena.
Lo que no se ve cuando apagas la cafetera
Hay una verdad incómoda en cada pequeño negocio: el tiempo también es un coste. Lorena no se lo cobra a nadie y lo paga cada noche, cuando limpia el molino, cuadra la caja y escribe a un proveedor que dejó de contestar. La cifra del 7-8 % no es una derrota, es el espejo de una economía de barrio que vive al día y pelea por hacerse hueco entre comisiones, alquileres que no paran y clientes fieles que también cuentan sus monedas. El futuro se construye con decisiones pequeñas, sin épica. Reducir la carta, cerrar los martes, formar a quien te acompaña, medir un punto más la merma. No hay una bala de plata, hay constancia. Y la dignidad de cobrar lo que vale una taza bien hecha.
| Punto clave | Detalle | Interés para el lector |
|---|---|---|
| Separar cuentas | Operativa, Impuestos y Colchón con porcentajes fijos | Evita sustos y da control inmediato |
| Precio con margen | Revisar costes por producto y ajustar céntimos sin culpa | Protege el negocio sin perder clientes |
| Horario inteligente | Abrir donde hay demanda y cerrar donde no la hay | Menos horas, más rentabilidad y descanso real |
FAQ :
- ¿Qué margen neto es realista para una cafetería pequeña?Entre 5 % y 12 % de flujo libre en banco es habitual si se controlan costes; el 7-8 % de Lorena está en la media.
- ¿Cómo calculo el precio de un café sin perder clientes?Suma coste directo, añade gastos indirectos por taza y aplica un margen que deje al menos 12-15 % de colchón; ajusta céntimo a céntimo y observa la respuesta.
- ¿Por qué facturo y no veo el dinero?Porque el IVA, nóminas, alquiler, comisiones y mermas se comen el flujo; separar cuentas y fechas de pago cambia la película.
- ¿Qué hago si la luz me sube de golpe?Revisa contrato, horarios y equipos; mueve producción intensiva a horas valle y repercute una parte en carta con transparencia.
- ¿Conviene abrir todos los días?No siempre. Analiza ticket medio y ventas por hora; cerrar el día más flojo puede mejorar el margen y la vida.
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